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Office 365 vs G Suite

El debate que mueve a las empresas a elegir la mejor opción

Office 365 frente a G Suite

¿Cuál es mejor? Esta es una pregunta que muchas empresas, en particular las nuevas empresas, tienen problemas para responder.

En esta publicación, vamos a tratar de ayudarte a decidir cuál es el mejor para tu empresa, comparando las dos suites de productos en una revisión comparativa detallada.

Sigue leyendo para ver cómo combaten G Suite y Office 365 en las áreas clave de fijación de precios, características y facilidad de uso. Exploraremos todos los pros y contras de cada producto en profundidad y explicaremos por qué, y cuándo, es posible que desees utilizar más el uno que el otro. Comencemos por echar un vistazo a lo que estos productos realmente te permiten hacer.

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¿Qué hacen Office 365 y G Suite?

Office 365 y G Suite son un conjunto de herramientas de productividad que le permiten realizar tareas comerciales comunes ‘en la nube‘. Hasta hace poco, G Suite se llamaba Google Apps for Work, y muchos usuarios y posibles usuarios aún se refieren a la suite de productos simplemente como Google Apps.

Tanto Office 365 como G Suite le permiten crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones y colaborar con los miembros del equipo mientras lo hace; también brindan funcionalidad de videoconferencia y almacenamiento en la nube.


Precios
¿Cómo se comparan G Suite y Office 365?

 

Elegir un plan de G Suite es relativamente sencillo, ya que solo hay tres planes disponibles:

  • Basic: $ 5 por usuario por mes
  • Business: $ 10 por usuario por mes
  • Enterprise: $ 25 por usuario por mes

• Direcciones de correo electrónico comerciales (sunombre@suempresa.com)

• Video y llamadas de voz (a través de Google Hangouts)

• Calendarios compartidos en línea

• Documentos en línea, hojas de cálculo y presentaciones

• 30 GB de almacenamiento en línea para la sincronización y el intercambio de archivos

• Sitios de Google (una herramienta para construir sitios web o intranets simples)

• Controles de seguridad y administración

• Soporte telefónico y por correo electrónico 24/7.


• Almacenamiento ilimitado de archivos (o 1 TB si tu organización tiene menos de 5 usuarios)

• Función de búsqueda avanzada utilizando la nueva tecnología de búsqueda en la nube de Google (esta funcionalidad facilita la localización de archivos dentro de G Suite y también proporciona una experiencia al estilo de Google Now que hace sugerencias con respecto a lo que su equipo debe hacer a continuación)

• Información de auditoría y elaboración de informes para el contenido y el uso compartido de Drive

• e-Discovery que cubre correos electrónicos, chats, documentos y archivos

• Archivos de correo electrónico / políticas de retención de mensajes


• Prevención de pérdida de datos para archivos y correo electrónico

• Integración con herramientas de archivo de terceros

• s / mime para gmail (cifrado mejorado para correos electrónicos)

• Controles avanzados de administración y seguridad

• Informes adicionales sobre el uso del correo electrónico a través de la herramienta de análisis bigquery

A diferencia de la versión gratuita de G Suite, ninguno de los planes anteriores implica la visualización de contenido publicitario mientras trabaja.

Para muchos usuarios, la diferencia más significativa entre estos planes será el almacenamiento de archivos. Con el plan ‘Basic’ de G Suite, los usuarios están limitados a 30 GB de almacenamiento de archivos; pero, siempre que haya 5 o más usuarios de G Suite en tu organización, no hay límites en el plan ‘Business’ (si tiene un plan ‘Business’ pero tiene menos de 5 usuarios, el almacenamiento de archivos está restringido a 1TB por usuario).

Es importante tener en cuenta que Google Docs, Hojas de cálculo, Presentaciones y Dibujos, es decir, documentos creados con el conjunto de aplicaciones de Google en lugar de aplicaciones de terceros, no cuentan para el límite de almacenamiento de archivos de G Suite. Tampoco los archivos compartidos contigo por otros usuarios de Google Drive.

Es probable que los usuarios avanzados y las grandes organizaciones encuentren las características de e-Discovery más atractivas que la de los planes ‘Business’ y ‘Enterprise’ los planes son más útiles: le permiten archivar todas las comunicaciones de tu organización de acuerdo con las reglas que definas. Esto puede ser útil si por razones legales necesitas almacenar un extenso historial de comunicaciones y desenterrar correos electrónicos antiguos enviados a/o desde tu equipo.

Sospecho que los posibles usuarios de G Suite estarán un poco alarmados al ver que las herramientas de pérdida de datos solo se incluyen con los planes empresariales más caros. Si desea hacer una copia de seguridad de un plan ‘G Suite’ o ‘Business’ de G Suite, deberá invertir en una herramienta de terceros, como Backupify.

 

Las opciones de precios para Office 365 son más complicadas, ya que hay versiones disponibles para el hogar, el negocio, la empresa y la educación.

A los fines de esta revisión, me centraré en los planes ‘Negocio’ y ‘Empresa’, que son:

• Business Essentials: $ 6 por usuario por mes.
• Business: $ 10 por usuario por mes.
• Business Premium: $ 15 por usuario por mes.
(Estos planes funcionan a $ 5, $ 8.25 y $ 12.50 por mes respectivamente si se compromete con el servicio de un año por adelantado).
• Enterprise E1: $ 8 por usuario por mes (requiere un compromiso anual)
• Enterprise ProPlus: $ 12 por usuario por mes (requiere un compromiso anual)
• Enterprise E3: $ 20 por usuario por mes (requiere un compromiso anual)
• Enterprise E5: $ 35 por usuario por mes (requiere un compromiso anual).

Como era de esperar, hay muchas opciones diferentes para entender los 7 planes anteriores, pero algunas cosas importantes a tener en cuenta son las siguientes:

• Los planes de ‘Business’ te permiten pagar cada mes; los de ‘Enterprise’ no: Tienes que pagar por adelantado durante un año. Esto significa que, si tu fuerza de trabajo tiende a reducirse o crecer durante el año, los planes de “Business” podrían ser más adecuados para tu organización.

• Los planes ‘Business’ limitan la cantidad máxima de usuarios a 300.

• Todos los planes te brindan las versiones de escritorio del conjunto de productos de Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, etc.), excepto los planes ‘Business Essentials’ y ‘Enterprise E1’, que solo brindan los que están en línea. Por lo tanto, si una de las principales motivaciones para elegir Office 365 es utilizar las aplicaciones de escritorio y las funciones en la nube, una ventaja clave del uso de Office 365 en lugar de G Suite, asegúrate de evitar esos planes en particular.

• No todos los planes de Office 365 brindan a los usuarios una cuenta de correo electrónico: si deseas usar Office 365 como tu proveedor de servicios de correo electrónico, deberás alejarse de los planes de “Business” y “Enterprise Pro Plus”.

• Del mismo modo, los planes ‘Business’ y ‘Enterprise ProPlus’ no cuentan con funcionalidad de calendario.

• Los tres planes ‘Comerciales’ enumerados anteriormente son un poco más baratos si se compromete a pagar por adelantado durante un año.

Entonces, ¿qué sale más barato en el debate de Office 365 vs G Suite?

Los planes más directamente comparables de G Suite y Office 365 son discutibles

  • Los planes ‘Basic’ de G Suite ($ 5 por usuario por mes) y ‘Business Essentials’ de Office 365 ($ 6 por usuario por mes)
  • Los planes ‘Business’ de G Suite ($ 10 por usuario por mes) y Office 365 ‘Enterprise E3’ ($ 20 por usuario por mes).
Básicamente hay un ahorro de $ 1 por usuario por mes en las bandas de precios al aumentar el plan ‘Basic’ de G Suite en lugar de ” Business Essentials ” de Microsoft; pero a un nivel más ‘empresarial’, el plan ‘Enterprise E1’ de Office 365 tiene un costo de $ 10 por mes más alto que el plan ‘Business’ de G Suite (y también tendrás que pagar por adelantado el año por el producto de Microsoft)

Sin embargo, esto realmente no cuenta la historia completa, porque hay muchas variables y posibles compensaciones en juego aquí. Aunque los planes anteriores son ampliamente comparables, aún existen grandes diferencias en áreas importantes como el almacenamiento de correo electrónico, el almacenamiento de archivos y el archivo a considerar; así que encontrar una respuesta a la pregunta ‘cuál es más barato, Google Apps vs Office 365’ probablemente se responda mejor examinando más a fondo las características de cada producto y viendo qué tan bien satisfacen las necesidades de tu negocio.

 


Office 365 vs G Suite
Características

Almacenamiento de archivos

Si hablamos de planes de nivel de entrada, Office 365 es un claro ganador aquí: obtienes 1TB de almacenamiento con el plan ‘Business Essentials’ en comparación con los 30GB de Google en su plan ‘Basic’ (sumado a que con Google también los correos electrónicos ocupan espacio en este límite de 30 GB).

Sin embargo, si asciende un escalón al plan Business de G Suite, verás que los planes de Google superan a todos, excepto a los planes más caros de Microsoft en el departamento de almacenamiento de archivos (siempre que tenga 5 o más usuarios, o más de eso en un momento).

Con el plan Business de G Suite obtienes almacenamiento ilimitado, que es extremadamente útil para cualquier empresa que tenga la necesidad de almacenar grandes archivos multimedia en la nube. Aunque el límite de 1TB de Microsoft Office 365 (que se aplica a la mayoría de sus planes) suena muy generoso, te sorprendería lo rápido que puede grabar a través de 1TB de almacenamiento si trabajas con video o audio.

Dicho esto, si solo se habla de trabajar con documentos estándar y hojas de cálculo, un límite de 1 TB por usuario debería ser perfectamente adecuado para la mayoría de las pequeñas y medianas empresas. Sin embargo, en última instancia, si tener una gran cantidad de almacenamiento en la nube es tu principal preocupación, entonces G Suite siempre gana aquí, siempre y cuando se esté preparado para vivir con el plan más caro de $ 10 por usuario al mes.

Una cosa importante a tener en cuenta, y esto parece ser un desarrollo relativamente reciente, es que el plan ‘Business’ de G Suite solo le proporciona almacenamiento de archivos ilimitado si compra más de 5 cuentas de usuario. De lo contrario, está restringido a 1 TB por usuario. Esto es un poco vergonzoso, ya que hace que el USP de Google sea menos exclusivo para cualquier empresa con menos de 5 empleados.

Tanto Office 365 como G Suite te brindan la opción de comprar más almacenamiento por usuario. Por lo que puedo ver a partir de la información proporcionada por Microsoft, su sitio web no es lo suficientemente claro en esto, cada 1 GB extra en Office 365 cuesta $ 0.20 por usuario.

Con G Suite, por lo general, solo tendrás que preocuparte por los límites de almacenamiento si estás utilizando el plan ‘Basic’ o estás en un plan de “Business” y, como se mencionó anteriormente, tienes menos de 5 usuarios en tu organización.

Si estás en un plan ‘Basic’, hay varios niveles de opciones de compra de almacenamiento de datos adicionales que comienzan en 4 GB ($ 4 extra por usuario por mes) y llegan a 16 TB por usuario ($ 1430 por usuario por mes).

Como muestra la siguiente tabla, dependiendo de la cantidad de almacenamiento que necesites para determinados usuarios, puede resultar más económico simplemente actualizar a todos tus usuarios de G Suites al plan “Business” que comprar algunos usuarios de almacenamiento adicional. Del mismo modo, si estás en un plan de ‘Business’ de G Suite con menos de 5 usuarios y estás llegando al límite de almacenamiento, puede que te resulte más barato comprar un par de cuentas nuevas que comprar almacenamiento adicional.

 


Email

El plan de entrada de $ 6 por mes de Office 365 es considerablemente más generoso que el de G Suite en lo que se refiere al almacenamiento de correo electrónico; hay disponible una bandeja de entrada de 50GB además del almacenamiento de archivos de 1TB provisto. En comparación, el plan de $ 5 por usuario por mes ‘G Suite Basic‘ limita el almacenamiento total a 30 GB, incluye correos electrónicos y archivos.

Sin embargo, si estás en el plan de ‘Business’ de $ 10 de G Suite (y tienes más de 5 usuarios en tu equipo), no hay un límite en el tamaño de tu bandeja de entrada; Esto contrasta positivamente con todos los planes de Office 365 (lo mejor que obtendrás es un buzón de 100 GB en los planes de $ 20 y $ 35 de Microsoft; todavía hay mucho espacio de almacenamiento, para ser justos).

En términos de las aplicaciones de correo electrónico que están disponibles para ti, Gmail es robusto, rápido y muy fácil de encontrar, gracias a su poderosa funcionalidad de búsqueda (esperarías que ese lado de las cosas sea bueno, dado que Google es de lo que estamos hablando aquí). Además, dada su popularidad, hay una gran variedad de aplicaciones de terceros disponibles que agregan todo tipo de funcionalidad útil a los procedimientos.

Sin embargo, e increíblemente frustrante, Gmail no le permite ordenar o agrupar el correo, algo que la mayoría de los usuarios requerirá rutinariamente de un cliente de correo electrónico. Como tal, puede que desees usar Gmail junto con otro programa de correo electrónico, por ejemplo, el excelente (y gratuito) Thunderbird, o Outlook.

Y hablando de eso, tener en tus manos a Outlook es una atracción clave de Office 365. En la mayoría de los planes de Office 365 tienes acceso a dos versiones de Outlook: una versión en línea, que está bien, pero – aparte de la funcionalidad de clasificación de correo – Gmail probablemente sea mejor en la mayoría de los aspectos; y una versión fuera de línea, que es rica en funciones y proporciona mucha flexibilidad en lo que respecta a la forma de ordenar, agrupar, etiquetar y, en general, administrar tu correo electrónico.

Gmail es genial, pero Outlook te brinda muchas más opciones cuando se trata de agrupar y clasificar correos.


Aplicaciones de escritorio
¿el principal argumento para usar Office 365?

Aquí es donde las cosas se ponen bastante interesantes, y donde MUCHOS usuarios potenciales de Office 365 y G Suite estarán tentados de utilizar Office 365.

Con la mayoría de los planes de Office 365, obtienes todas las versiones de escritorio de sus productos, así como las basadas en la nube. En esencia, puedes instalar las versiones completas de Word, Excel, Powerpoint, Outlook, etc. en tu máquina de escritorio y trabajar sin conexión en estas aplicaciones. A pesar de ser la era de la computación en la nube, una gran cantidad de empresas todavía se envían archivos creados localmente usando estas aplicaciones, por lo que existe un fuerte argumento para tener disponibles versiones de escritorio de todo lo anterior; esto le permite a tu equipo trabajar más fácilmente con estos formatos de archivo.

Es justo decir que las aplicaciones de Google son definitivamente más básicas en términos de lo que pueden hacer que sus equivalentes de aplicaciones de escritorio de Microsoft. Si estás buscando hacer algunos cálculos avanzados de números, Excel superará a Google Sheets; si deseas agregar algo de ‘Smart Art’ en un documento, deberás trabajar en Microsoft Word en lugar de en Google Docs; y si necesitas animaciones de diapositivas en una presentación, Powerpoint hará un trabajo mucho mejor que Google Slides.

Sin embargo, eso no debería disuadirte de usar G Suite por completo, ya que es posible abrir documentos de Microsoft Office usándolos e incluso guardar archivos creados con G Suite en formato de Microsoft Office. El problema con trabajar de esta manera es que no siempre se puede conservar el formato exacto de los archivos de Office cuando se editan y se guardan con una aplicación de Google. Esto dependerá de la naturaleza de tu negocio: si los clientes esperan que les brindes rutinariamente archivos formateados extensamente de MS Office, no siempre podrás hacerlo con G Suite. Pero si solo necesitas abrir de vez en cuando un archivo de MS Office o enviar algo básico a un cliente en formato MS Office, podrás arreglárselas con el conjunto de productos de Google.

La otra cosa que debes recordar acerca de las aplicaciones de escritorio de Microsoft Office es que, por muy buenas que sean, y estén tan familiarizadas con ellas como pueda estarlo tu equipo, deben instalarse localmente. Esto significa que alguien en tu organización tendrá que encargarse de este aspecto de las cosas, y esta persona (o personas) tiene que saber lo que están haciendo. En esencia, usar las aplicaciones de escritorio de Microsoft puede traer consigo algunos costos de TI ocultos (como mínimo, hay una implicación temporal: tu equipo necesitará dedicar algunas horas a descargar, instalar y actualizar periódicamente las aplicaciones correctamente).

También hay algo más que deberías considerar para darle acceso a tu equipo a las aplicaciones de escritorio: hábito o naturaleza humana. A la mayoría de las personas les gusta trabajar con herramientas con las que están familiarizados y, dada la larga historia de los productos de Microsoft Office, es probable que tu equipo integre las versiones instaladas localmente de los productos de Office 365 a través de las herramientas colaborativas basadas en lo que proporciona la nube. Esto posiblemente fomentará el trabajo “local” o fuera de línea a expensas del enfoque de la nube más colaborativo (y trabajar fuera de línea también puede generar algunos problemas de seguridad).
Por el contrario, si creas un entorno de trabajo donde tu organización solo utiliza aplicaciones basadas en navegador que guardan documentos en la nube, entonces es posible que tus datos sean más seguros (siempre que tengas procedimientos de respaldo) y es más probable que tu equipo realice un uso más completo de las funciones de colaboración. Podría argumentar que G Suite, debido a su naturaleza de nube única, es más probable que empuje a la gente en esta dirección.

Finalmente, sobre el tema de las aplicaciones, no olvides que no hay nada que te impida usar las aplicaciones de G Suite y MS Office conjuntamente. Si te sientes tentado por el almacenamiento ilimitado en la nube proporcionado por G Suite, pero quieres guardar documentos de Word en él, puedes comprar las versiones sin conexión de las aplicaciones de Microsoft que usas regularmente y guardar los archivos creados en ellas en tu Google Drive a través de Google vía Drive Stream.

 

Aplicaciones web en Office 365 y G Suite

 

 

Office 365 y G Suite ofrecen un conjunto de aplicaciones web que tienen equivalentes en ambos paquetes de productos, a saber:

 

 

Estos son equivalentes generales, ya que su conjunto de características no coincide exactamente con la aplicación correspondiente.

Una aplicación incluida en Office 365 para la que realmente no existe un equivalente de G Suite es Yammer. Esto te permite configurar una especie de red social para tu empresa, similar de alguna manera a una intranet, pero de naturaleza mucho más dinámica / social.


Características adicionales
  • Una gran ventaja de trabajar en la nube son las posibilidades de colaboración que se abren. Las personas que desean trabajar en el mismo archivo pueden simplemente abrir un documento en un navegador y ver, en tiempo real, las ediciones que están haciendo todos los que miran el archivo.

    Tanto G Suite como Microsoft Office 365 hacen que este tipo de colaboración en línea sea sencillo al usar sus aplicaciones en línea. Además, ahora puedes usar las aplicaciones de escritorio de Microsoft para trabajar en documentos en tiempo real con otros miembros del equipo, pero algunos usuarios, han encontrado que es una experiencia un poco torpe.

    La experiencia de colaboración es posiblemente mucho mejor en las versiones basadas en la nube de las aplicaciones de Microsoft que en las de escritorio.

    En general, diría que la funcionalidad de colaboración en G Suite es un poco más fácil de entender que Office 365, posiblemente porque el producto es: 1) menos funciones empaquetadas y 2) se concibió con la colaboración como una característica clave, Office 365, por el contrario, ha evolucionado de ser un conjunto de aplicaciones de escritorio a una solución que cuenta con herramientas de colaboración.

    En definitiva, ambas suites de productos definitivamente permiten colaborar con tus compañeros de trabajo de manera efectiva, pero para obtener la experiencia más fluida con las aplicaciones de Microsoft, probablemente sea mejor usar las versiones en la nube.

  • Tanto G Suite como Office 365 brindan funcionalidad de videoconferencia: Hangouts y Skype, respectivamente. Según mi experiencia, descubrí que Hangouts funciona un poco mejor que Skype: parece que hay llamadas caídas con menos frecuencia y se cuelga menos. También carga más rápido. Pero también descubrí que hay más personas en Skype y que están más cómodas con su uso. Esto significa, de forma predecible, que terminé usando ambas herramientas para hacer llamadas.

    Sin embargo, Office 365 es mucho más generoso cuando se trata de límites de llamadas de video para participantes: puede tener 250 participantes en una llamada de negocios, mientras que la cantidad máxima de participantes en Google Hangout es de 25 (30 si usa ‘Meet by Google Hangouts’ ‘y están en un plan Enterprise, más sobre eso en un momento). Y si buscas una funcionalidad de llamada de voz seria en general, tanto en términos de llamadas de conferencia como de servicios generales de telefonía, Office 365 ofrece muchas más opciones … pero ten en cuenta que tendrás que estar en uno de los planes más costosos para hacer uso de estas características.

    Una cosa que debes tener en cuenta sobre Hangouts es que, de hecho, hay dos versiones: la versión ‘clásica’ de Hangouts y un segundo producto, ‘Meet by Google Hangouts’. Este último producto proporciona un límite de participantes ligeramente mayor (30 participantes pueden unirse a una llamada, siempre que esté en un plan de Enterprise) junto con la mensajería instantánea dentro de la aplicación (en Hangouts, la mensajería instantánea es, técnicamente, una cuestión aparte).

  • Como era de esperar, hay aplicaciones móviles (iOS y Android) disponibles tanto para G Suite como para Office 365, que te permiten acceder y editar tus archivos sobre la marcha. Mi experiencia con ambos ha sido bastante positiva; Sin duda, es posible acceder a la información rápidamente en ambos juegos de aplicaciones, pero no estoy seguro de qué tan inclinado estaría a hacer mucha edición de hojas de cálculo, por ejemplo, en un dispositivo móvil (particularmente un teléfono: demasiado incómodo).
    La mayoría de los usuarios terminarán usando las aplicaciones de correo más, y estas son las aplicaciones con las que he tenido más experiencia. No me gusta especialmente la aplicación para dispositivos móviles de Gmail, ya que no le permite desactivar la horrible vista de conversación. Por otro lado, es brillante cuando se trata de buscar mensajes antiguos (como es de esperar de una empresa especializada en la funcionalidad del motor de búsqueda).
    La versión móvil de Outlook también es un poco decepcionante; no es posible ordenar ni agrupar el correo.
    Lo bueno de ambos conjuntos de aplicaciones móviles es que hacen que la edición de su trabajo sobre la marcha en áreas donde no tiene acceso a Internet sea muy sencilla, siempre y cuando guarde los archivos que desea trabajar en su dispositivo móvil antes que se desconecte (consulte la sección a continuación sobre cómo trabajar sin conexión para obtener más información).
  • Se ofrece asistencia telefónica 24/7 en inglés para los usuarios de G Suite y Office 365; las horas de soporte en otros idiomas varían según el país. También se ofrece soporte por correo electrónico para ambos productos; y también hay varios foros de soporte disponibles para ambos productos.

  • ¿Cómo son las opciones de sincronización en Office 365 y Google Apps?

    Tanto Office 365 como G Suite proporcionan aplicaciones de escritorio para sincronizar datos locales con la nube y viceversa. Actualmente hay tres aplicaciones disponibles para este propósito:

    • Google Drive Stream
    • Microsoft OneDrive
    • Archivos de Microsoft OneDrive on Demand

    Estas aplicaciones te permiten guardar un archivo en la nube que luego aparece localmente o viceversa. Esto es útil cuando se quiere trabajar con documentos fuera de línea, o deseas realizar copias de seguridad o cargar archivos locales en tu almacenamiento en la nube (la desventaja de esto es que hace que tus datos sean menos seguros, por ejemplo, si tu computadora portátil es robada también lo será tu información).

    Estas aplicaciones funcionan de maneras ligeramente diferentes:

    OneDrive hace que todos tus archivos estén disponibles localmente (o al menos los que elija sincronizar); esto es útil para usuarios que saben que realizarán una gran cantidad de trabajo sin conexión en una gran cantidad de archivos.
    Con Google Drive Stream y OneDrive Files a pedido, los archivos no se descargan a tu computadora hasta que los abres. Todavía puedes ver todos sus archivos y carpetas como si estuvieran presentes en tu computadora, pero en realidad viven en la nube hasta que haga doble clic en un nombre de archivo (en ese punto se descarga y se abre).

    El último enfoque de ‘transmisión’ proporciona dos beneficios claves sobre el ‘guardar todo localmente’: primero, se requiere una cantidad mínima de espacio en el disco local. En segundo lugar, no tienes que quedarte sentado esperando que todos tus archivos se sincronicen, solo el que está trabajando (y, de todos modos, con Drive Stream y Files on Demand, hay una opción para hacer que los archivos estén permanentemente disponibles fuera de línea simplemente haciendo clic derecho en un archivo y seleccionando una opción para hacerlo).

    Hay otras cosas que vale la pena destacar sobre la sincronización de archivos en Office 365 y Google Drive:

    • En One Drive, puedes hacer clic derecho sobre un archivo para obtener una opción para compartirlo con otros. Si deses compartir un archivo en Google Drive Stream, debes acceder a la versión del navegador de Google Drive para hacerlo, lo que puede interrumpir el flujo de trabajo.
    • One Drive Files on Demand actualmente solo está disponible para usuarios de Windows 10.

    Funciones avanzadas en Office 365 y G Suite

    Existen varias funciones disponibles en ciertos planes de G Suite y Office 365 que serán relevantes para los usuarios con requisitos avanzados.

    Las características comunes a los planes más empresariales de ambos productos son:

    Herramientas de construcción de intranet

    • Herramientas de descubrimiento electrónico
    • Informes avanzados
    • Archivo de correo electrónico
    • Retenciones legales en bandejas de entrada

    Microsoft ofrece algunas funcionalidades avanzadas adicionales en sus planes más costosos, que incluyen

    • Protección antivirus avanzada
    • Gestión de Derechos
    • Servicios de alojamiento de llamadas telefónicas basadas en la nube
    Es probable que puedas utilizar algunas funcionalidades avanzadas un poco más económicas con G Suite; por ejemplo, las herramientas de e-Discovery, los informes avanzados, el archivado de correos electrónicos y las retenciones legales en las bandejas de entrada, vienen de serie en el negocio de $ 10 por mes en los planes de G Suite. Pero si esperas aprovechar la mayor parte de la funcionalidad mencionada anteriormente con Office 365, deberás tener en cuenta que solo está disponible en los planes más costosos: el plan E3 de $ 20 por usuario por mes o el plan E5 de $ 35 por usuario por mes.

    DE INTERÉS

    Entonces, ¿qué es más fácil de usar, G Suite o Microsoft Office 365? ¿Qué producto viene con la curva de aprendizaje más empinada? Como con muchas otras cosas en esta comparación, la respuesta más justa (¡por desgracia!) Es probablemente “depende”.

    Debido a la generalidad de las aplicaciones de Microsoft Office, es muy posible que las personas que usan Office 365 ya estén familiarizadas con el funcionamiento del software de Microsoft y estén en una mejor posición para comenzar a trabajar con ellas.

    Sin embargo, también podría argumentar que las herramientas de productividad más simples incluidas con G Suite generan una curva de aprendizaje menos pronunciada para los usuarios que son nuevos en la colaboración en línea.

    En términos de interfaces de usuario, las aplicaciones de Google se sienten menos desordenadas que las que se incluyen con Microsoft Office, simplemente porque no están repletas de funciones. Yo personalmente prefiero trabajar en Google Docs a la versión de escritorio de Word, porque no hay tiempo de carga y solo algunas opciones de menú que pueden distraerte. Mi documento de Google siempre se guarda en la nube y puedo reanudarlo donde lo dejé en cualquier punto, en cualquier dispositivo.

    La versión en línea de MS Word te permite trabajar de manera similar, hay que decirlo, pero se siente un poco más “quisquilloso” y en mi experiencia lleva un poco más de carga. Pero es indudablemente mejor, como era de esperar, para editar documentos de MS Office y guardarlos sin crear problemas con el formateo.

    En última instancia, creo que ambos productos son bastante sencillos de usar: si la edición de archivos de MS Office será una gran parte de su trabajo, Office 365 se sentirá mucho más familiar y presentará una curva de aprendizaje menor; si la colaboración es más una preocupación, entonces G Suite podría decirse que es una apuesta un poco mejor.

    Dado que G Suite está diseñado básicamente para ejecutarse en un navegador, una pregunta clave que muchos usuarios potenciales de Google Apps suelen tener es “¿podré trabajar sin conexión?”. La respuesta es sí. En una computadora de escritorio, deberás hacer dos cosas: 1) asegúrate de haber instalado el navegador Chrome de Google y 2) activar la sincronización de archivos. Esto te permitirá acceder y editar documentos, hojas y diapositivas de Google fuera de línea; cualquier cambio que realices en ellos se sincronizarán con la nube cuando te vuelvas a conectar a Internet.

    Con respecto a Gmail, hay una aplicación fuera de línea disponible, que también requiere que Chrome se ejecute, y de nuevo tendrás que asegurarse de descargar todo tu correo antes de desconectarte. La aplicación Gmail fuera de línea es muy similar a la versión móvil de Gmail, y es igualmente molesto porque no puedes desactivar la vista de conversación.

    También puedes trabajar fuera de línea utilizando las aplicaciones móviles de Google; sin embargo, primero debes informar a G Suite que desea que un archivo en particular esté disponible fuera de línea (marcando una opción que lo descargue a tu dispositivo móvil).

    Con Office 365, la mejor manera de trabajar sin conexión en una computadora de escritorio es mediante el uso de las aplicaciones de escritorio estándar junto con la versión de escritorio de OneDrive. Al igual que con G Suite, asegúrate de haber sincronizado todo en tu escritorio antes de desconectarte: puedes trabajar en cualquier archivo en Word, Excel, etc. y cuando vuelvas a conectarte a Internet, los cambios que hayas realizado se sincronizarán.

    Las aplicaciones móviles de Office 365 también te permiten trabajar sin conexión, pero al igual que con las aplicaciones móviles de Google, primero deberás descargar archivos individuales a tu dispositivo móvil para acceder a ellos en cualquier lugar.

    Si no estás satisfecho con la funcionalidad proporcionada por las aplicaciones de G Suite y Office 365, existen dos formas en que puedes ampliar la funcionalidad de ambas suites de productos.

    El primero, y el más simple, es instalar un ‘complemento’ a los productos. Tanto Microsoft como Google tienen tiendas en línea que ofrecen una amplia gama de aplicaciones para reforzar sus herramientas de productividad: el “Office Store” y el “Apps Marketplace”, respectivamente. Ambas aplicaciones gratuitas y de pago están disponibles para ambos sistemas.

    La otra forma de mejorar la funcionalidad de ambos productos es codificar algo tú mismo. Si tienes los conocimientos técnicos, puedes usar las API de Microsoft o de Google (interfaces de programas de aplicaciones) para agregar una funcionalidad personalizada a tu conjunto de herramientas de productividad elegido.


    G Suite vs Office 365
    Las conclusiones

    Después de leer la comparación anterior de G Suite vs Office 365, espero que tengas una idea más clara de por qué o cuándo puedes elegir uno de estos productos sobre el otro.

    Para mí, probablemente me centraría en seis áreas para tomar la decisión final:

    • La necesidad que tu organización pueda tener para editar documentos de MS Office
    • Tus requisitos de almacenamiento de archivos
    • Tus requisitos de almacenamiento de correo electrónico
    • La naturaleza del ambiente de trabajo
    • Implicaciones de TI
    • Escalabilidad

    Si trabajas en una organización que tiene que trabajar con archivos de MS Office con regularidad, y en particular si necesitas utilizar la funcionalidad avanzada que proporcionan las aplicaciones de MS Office, entonces la elección natural definitivamente será Office 365 (solo asegúrate de seleccionar un plan que incluya las aplicaciones de escritorio).

    Aunque G Suite se puede usar para producir y editar documentos de MS Office, esta funcionalidad es limitada y puedes esperar inconvenientes cuando intentes editar y guardar un documento de Office o una hoja de cálculo complejos con una aplicación de Google. Dicho esto, G Suite te permite editar documentos producidos con las aplicaciones Google Apps * y * MS Office, esto no funciona para Office 365.

    Si tu organización envía y recibe una gran cantidad de correos, puedes verte atraído hacia un plan ‘Business’ de G Suite, ya que estos cuentan con almacenamiento de correo electrónico ilimitado. Sin embargo, si tienes un presupuesto ajustado y el almacenamiento de correo electrónico es un gran problema para ti, descubrirás que los planes de entrada de Office 365 son considerablemente más generosos en lo que respecta al almacenamiento de correo electrónico.

    Si tener una gran cantidad de almacenamiento en la nube es tu principal preocupación, entonces es difícil discutir el plan ‘Business’ de G Suite. Siempre que pretendas comprar 5 o más cuentas de G Suite, por $ 10 por usuario por mes, obtendrás almacenamiento de archivos ilimitado y almacenamiento ilimitado de correos electrónicos. Todos los planes de MS Office 365, incluso los más caros, limitan la cifra de almacenamiento estándar en 1TB.

    El entorno en el que estás esperando implementar G Suite y Office 365 también debe tenerse en cuenta en tu decisión. Si tu organización usa una amplia combinación de dispositivos y sistemas operativos, entonces podrías hacer la vida más fácil para tus usuarios aumentando la cantidad de G Suite, que está diseñado para ejecutarse en línea (idealmente en un navegador web, pero las aplicaciones están disponibles para todos los sistemas operativos principales dispositivos). Con G Suite, simplemente no importará si los miembros de tu equipo usan Mac OS, Windows, Linux, Chrome OS … todo se verá, se sentirá y funcionará exactamente de la misma manera. Pero si tu organización está totalmente basada en MS Windows, hay mucho que decir sobre Microsoft Office 365: un plan que involucra a las aplicaciones de escritorio se integrará perfectamente en dicho entorno.

    Implicaciones de TI: si bien siempre es una buena idea tener algunos recursos de TI disponibles, la implicación en recursos y costos de TI para implementar, mantener y dar soporte a G Suite será, en mi opinión, menor que para Office 365, especialmente si están involucradas las aplicaciones de escritorio.

    Y, por último, la escalabilidad: los planes de Office 365 más asequibles (los de “Business”) actualmente limitan los números de usuarios a 300, ningún límite se aplica a los planes de G Suite.

    ¡Es una decisión difícil! Pero espero que esta revisión haya ayudado a resolver el debate de Office 365 frente a G Suite solo un poco para ti.


    Razones para elegir Office 365 en lugar de G Suite

    • La mayoría de los planes de Office 365 vienen con versiones de escritorio de las aplicaciones de Microsoft Office, lo que hace que el producto encaje mucho mejor para cualquier organización con clientes que esperan que pueda enviar, recibir y editar archivos de MS Office sin dificultad. En mi opinión, este es, con mucho, el argumento más sólido para elegir Office 365.
    • Las cuotas de almacenamiento de archivos y de almacenamiento de correo electrónico en el plan de nivel de entrada de Office 365 son mucho más generosas que las proporcionadas por el plan de nivel de entrada de G Suite.
    • Outlook proporciona un medio sencillo para ordenar y agrupar el correo; Gmail no (a menos que se use un cliente como Outlook o Thunderbird para acceder a él).
    • Puede tener muchos más participantes en una llamada de Skype que en un Hangout: 250 frente a 25, respectivamente.
    • Las opciones más avanzadas de administración de llamadas telefónicas están disponibles con Office 365.
    • Es más fácil compartir archivos en computadoras de escritorio usando la aplicación de sincronización para OneDrive de Microsoft que el equivalente de Google Drive.
    • Funcionalidad más avanzada con respecto a la protección de virus y administración de derechos está disponible con MS Office 365 (por un precio, sin embargo).
    • Office 365 puede proporcionar un ajuste más natural para las empresas que están basadas exclusivamente en Windows (hay más aplicaciones, especialmente Access y Publisher, disponibles en la versión basada en Windows, junto con las herramientas de supervisión del rendimiento también).

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    Razones para elegir G Suite en lugar de Office 365

     

    • Almacenamiento de archivos: a $ 10 por usuario por mes, el Plan ilimitado de Google ofrece una mejor relación calidad-precio que la mayoría de los planes de Microsoft, lo que le proporciona una cantidad ilimitada de almacenamiento en la nube (siempre que compre 5+ G Suite cuentas).Es muy escalable: no hay límites en la cantidad de usuarios, independientemente del plan en el que se encuentre (los planes comerciales más económicos de Office limitan el número de usuarios a 300).
    • G Suite se creó como una solución centrada en la colaboración y, como tal, sus características de colaboración son posiblemente un poco más fuertes.
    • e-Discovery, herramientas de creación de sitios, archivo de correo electrónico y retenciones legales en las bandejas de entrada (entre otras funciones avanzadas) están disponibles a un costo menor con G Suite.

     

    • Las interfaces de Google Apps están limpias y, siempre que se utilice una buena conexión a Internet, las aplicaciones se cargan rápidamente (ciertamente más rápido que los equivalentes de escritorio de Microsoft Office).
    • Es una buena solución para empresas donde se usan múltiples dispositivos y sistemas operativos.
    • Hay una gran cantidad de aplicaciones web de terceros que se integran perfectamente con las aplicaciones de G Suite y mejoran su funcionalidad.
    • El hecho de que todo esté basado en la nube puede alentar a los usuarios a usar más la nube, con todos los beneficios relacionados con la colaboración que esto brinda.

     

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    5 Comments
    1. article says

      Thanks for the wonderful manual

    2. post says

      This is really useful, thanks.

    3. Deanne says

      Hi there! Such a wonderful write-up, thanks!

    4. Ingrid says

      Muy útil esta información, gracias!

    5. Alejandra says

      Cool !

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